INTRODUCCIÓN
El presente documento y sus anexos, han sido redactados en cumplimiento de lo dispuesto en el
Reglamento (UE) 2016/679 de protección de datos de carácter personal y en la Ley Orgánica
3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
(LOPDGDD) recogiendo la política de protección de datos de la organización así como las
medidas de índole técnica y organizativa necesarias para garantizar la protección de las personas
físicas en lo que respecta al tratamiento de los datos de carácter personal.
El presente manual de protección de datos responde a la necesidad de la organización como
responsable del tratamiento de cumplir con las obligaciones derivadas del Reglamento (UE)
2016/679 de protección de datos de carácter personal y de la LOPDGDD, teniendo en cuenta la
infraestructura y las circunstancias particulares de la organización.
El Responsable del Tratamiento, según el Reglamento (UE) 2016/679 de protección de datos, es la
persona física y/o jurídica, privada o pública, que decide sobre el tratamiento de los datos. Esta
responsabilidad debe desarrollarla durante toda la “vida” del dato, es decir, desde que este entra a
formar parte del sistema de información hasta la eliminación del mismo.
Su condición de Responsable hace que esté sujeto a los requerimientos establecidos en la
normativa y que, en consecuencia, tenga que observar cuantas obligaciones disponga el
Reglamento.
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
GAMAN BROKERS, SL con CIF B87037743 domicilio social en CALLE PRINCESA 22 localidad MADRID CP 28008 COMUNIDAD DE MADRID, es responsable de los
tratamientos de datos de carácter personal que realiza.
GAMAN BROKERS, SL aplica el principio de responsabilidad activa en el tratamiento de sus
datos de carácter personal, manteniendo una constante puesta al día y una promoción de la mejora
continua del sistema de protección de datos. Mantiene toda la documentación y los registros a
disposición de la autoridad de control y de los encargados del tratamiento aportando las evidencias
que demuestren su firme compromiso con la protección de los datos de carácter personal.
GAMAN BROKERS, SL garantiza:
– el respeto a las libertades y los derechos fundamentales de las personas físicas
– que los datos son tratados de manera lícita, leal y transparente
– que los datos tratados son exactos, adecuados, pertinentes y limitados en relación con los
fines para los que son recogidos
– que los fines para los que son recogidos son explícitos y legítimos y que no son tratados
de manera incompatible con dichos fines.
– que los datos no se mantendrán más allá del tiempo necesario para los fines para los que han
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 4 / 30
sido recabados
– las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad
adecuado al riesgo.
En aquellos tratamientos de datos que entrañen un alto riesgo para los derechos y libertades de las
personas GAMAN BROKERS, SL realizará una evaluación de impacto conforme se recoge en el
presente manual.
Asimismo si tuviera que designar un delegado de protección de datos para el asesoramiento, la
supervisión y la cooperación entre la organización y la autoridad de control se determinarán de
conformidad con el art. 37 del Reglamento (UE) 2016/679 y según lo establecido en el presente
manual.
ALCANCE y ÁMBITO DE APLICACIÓN
GAMAN BROKERS, SL está establecida en España y realiza, para el ejercicio de sus actividades,
el tratamiento de datos de carácter personal de ciudadanos residentes en la Unión Europea. Es
responsable del tratamiento de los datos personales. En representación legal actúa ÁLVARO
VILLA GONZALO.
Las actividades desarrolladas se pueden resumir en las siguientes: INTERMEDIARIOS DEL
COMERCIO DE PRODUCTOS.
Para el desarrollo de sus actividades la organización cuenta con los siguientes centros: CALLE PRINCESA 22 localidad MADRID CP 28008 COMUNIDAD DE MADRID.
Los corresponsables del tratamiento, cuando existan, determinan de modo transparente y de mutuo
acuerdo las responsabilidades respectivas en el cumplimiento de las obligaciones impuestas por el
Reglamento (UE) 2016/679. El contenido del acuerdo se encuentra en el Anexo ACUERDO DE
“CORRESPONSABILIDAD” DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.
Las actividades de tratamiento realizadas por la organización se recogen en el Registro de
Actividades de Tratamiento del presente manual. En el citado registro queda recogido el ámbito
territorial de cada una de las actividades.
Para el cumplimiento de las obligaciones como encargado del tratamiento, cuando se traten datos
por cuenta de terceros y en virtud del art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 se estará a lo
dispuesto por la cláusulas contractuales que se añaden al contrato de prestación de servicios y que
se recogen en el Anexo CLÁUSULAS CONTRACTUALES PARA LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
En cuanto al sistema de tratamiento y/o almacenamiento de datos, la organización realiza:
– Tratamiento automatizado de datos personales (Digital / Informática). Datos que son tratados
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 5 / 30
de manera automatizada o mecanizada, es decir, en formato electrónico o digital mediante sistemas
informáticos
– Tratamiento no automatizado de datos personales (Manual / Papel). Datos que son tratados de
manera manual, sin ningún sistema automatizado, es decir, los datos que se tratan exclusivamente
en formato papel.
BASES DE LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Identificación de la base legal sobre la que se desarrolla el tratamiento
El Reglamento (UE) 2016/679 conserva el principio establecido en la Directiva 95/46 en virtud del
cual todo tratamiento de datos personales debe apoyarse en una base jurídica que lo legitime.
Establece, como regla general, que los datos personales deben ser tratados con el consentimiento
del interesado, pero admite cualquier otra base legítima conforme a Derecho: relación contractual,
intereses vitales del interesado o de terceros, obligación legal para el responsable, interés público,
etc.
Teniendo en cuenta el principio general de “responsabilidad proactiva”, es un requisito apoyar el
tratamiento de los datos en una base que lo legitime. Se tiene documentado el interés legítimo en el
que se fundamenta cada actividad de tratamiento y así lo establece el Registro de Actividades de
Tratamiento.
Asimismo teniendo en cuenta el principio de transparencia y de información, la organización
proporciona la base legal del tratamiento a todos los interesados como se indica en el apartado
correspondiente del presente manual.
Licitud basada en el contrato de prestación de servicios
El tratamiento de los datos personales necesarios para la correcta prestación de los servicios
acordados contractualmente fija la base jurídica necesaria para efectuar dicho tratamiento.
Sólo se recaba el consentimiento de los interesados si las finalidades son distintas a las acordadas
contractualmente.
Licitud basada en el consentimiento
El consentimiento del interesado podrá ser escrito, por medios electrónicos o por voz (según
prioridad de la organización y modo habitual de comunicación), conservando los registros a
disposición de la autoridad de control. Se dispone de los contenidos necesarios para recabar el
consentimiento de los interesados.
El consentimiento en el caso de menores de 14 años
El artículo 8 del Reglamento (UE) 2016/679 establece nuevas pautas sobre el consentimiento de
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 6 / 30
los menores de edad en el tratamiento de sus datos personales con el fin de aumentar la privacidad
de la información.
El tratamiento de los datos personales de un menor de edad únicamente podrá fundarse en su
consentimiento cuando sea mayor de catorce años. El tratamiento de los datos de los menores de
catorce años, fundado en el consentimiento, solo será lícito si consta el del titular de la patria
potestad o tutela, con el alcance que determinen los titulares de la patria potestad o tutela.
Licitud basada en una obligación legal
El tratamiento de los datos personales necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales
fija su base jurídica en las normas establecidas.
La organización trata los datos de carácter personal de sus empleados como consecuencia
inevitable y necesaria de la relación laboral, y actuaría de forma engañosa si intentara legitimar
este tratamiento a través del consentimiento. Por lo tanto la organización no basa el tratamiento de
los datos de carácter personal de sus empleados en el consentimiento, sino que emplea el contrato
laboral como base jurídica.
Para el tratamiento de datos con una finalidad distinta al cumplimiento de una obligación legal
(como el contrato laboral o la comunicación con la administración tributaria o con la seguridad
social) se estará a lo dispuesto en el apartado anterior (consentimiento).
Licitud para el tratamiento de los datos que no han sido recabados directamente de los
interesados
En el caso que se traten datos de carácter personal que no han sido recabados directamente de los
interesados, se garantiza que los derechos y libertades de los interesados prevalecen sobre los
intereses legítimos perseguidos por la organización, por ejemplo para el envío de publicidad.
Asimismo se garantiza que la fuente de obtención de los datos es una fuente de acceso público y
que los interesados no están inscritos en la Lista Robinson.
TRATAMIENTO DE CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
El Reglamento (UE) 2016/679 establece en el art. 9 las categorías especiales de datos refiriéndose
a los datos sensibles que precisan una especial protección, ya sea por su naturaleza o por la
relación que puedan tener con los derechos y las libertades fundamentales de las personas y les
aplica disposiciones específicas cuando su tratamiento pueda entrañar altos riesgos en la
protección de datos.
El Reglamento (UE) 2016/679 establece por defecto la prohibición del tratamiento de estas
categorías de datos con excepciones específicas para cuando el interesado haya dado su
consentimiento explícito o en el marco de actividades legítimas por determinadas asociaciones o
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 7 / 30
fundaciones cuyo objetivo sea permitir el ejercicio de las libertades fundamentales.
También determina que se podrán tratar datos sensibles cuando exista un interés público
fundamentado en la legislación vigente de cada país de la UE, por ejemplo en el ámbito laboral,
protección social, pensiones, sanidad u otras amenazas graves para la salud.
Como excepción a la prohibición por defecto expuesta en el apartado anterior, la organización sólo
trata categorías especiales de datos cuando:
– El interesado haya dado su consentimiento explícito para fines específicos (excepto si
está prohibido por la legislación vigente).
– Es necesario para proteger los intereses vitales del interesado, cuando está incapacitado para
dar su consentimiento.
– El tratamiento lo realiza legítimamente una organización sin ánimo de lucro con
finalidad política, filosófica, religiosa o sindical con relación a sus fines.
– El interesado ha hecho manifiestamente públicos sus datos.
O cuando el tratamiento está fundamentado en la legislación vigente:
– Bajo la responsabilidad de personas sujetas a la obligación del secreto profesional.
– Para fines de asistencia sanitaria o social, medicina preventiva o laboral o diagnóstico
médico incluida la evaluación de la capacidad laboral del trabajador.
– Para procedimientos judiciales.
– Es necesario para cumplir la legislación laboral, o la de seguridad o protección social o
la de convenios colectivos.
– Es necesario por razones de interés público en el ámbito de la salud pública o la
asistencia sanitaria.
– Es necesario para fines de archivo en interés público en investigaciones científicas, históricas
o estadísticas.
La organización realizará tratamiento de datos basado en una elaboración de perfiles que
contemple la confección de decisiones individuales basadas en un tratamiento automatizado
destinado a evaluar aspectos personales o analizar o predecir datos de salud, cuando el interesado
ha dado su consentimiento para fines específicos permitidos por la legislación vigente o el
tratamiento se realice para fines de interés público o bajo la supervisión de poderes públicos,
fundamentados en la legislación vigente.
Cuando la organización pretenda realizar tratamientos que puedan afectar a los derechos
fundamentales de las personas afectadas se determinará a través del análisis de riesgos la
existencia o no de riesgos inherentes al tratamiento que se desea realizar. En caso de no poder
reducir los riesgos a límites tolerables será necesaria la realización de una evaluación de impacto
tal como se determina en el apartado correspondiente.
Determinados tratamientos requieren la designación de un delegado de protección de datos. La
organización mantendrá un delegado de protección de datos en su caso, informando sobre el
mismo, identificación y contacto, a todos los interesados.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 8 / 30
TRANSPARENCIA E INFORMACIÓN A LOS INTERESADOS.
El Reglamento (UE) 2016/679 recoge que la información a los interesados, tanto respecto a las
condiciones de los tratamientos que les afecten, como en las respuestas a los ejercicios de los
derechos, deberá proporcionarse de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con
un lenguaje claro y sencillo.
Según la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales, la información básica que se facilita a los interesados comprende:
a) La identidad del responsable del tratamiento y de su representante, en su caso.
b) La finalidad del tratamiento.
c) La posibilidad de ejercer los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE)
2016/679.
Si existe elaboración de perfiles o se elaboran decisiones automatizadas se facilita igualmente esta
información.
Cuando los datos personales no han sido obtenidos del afectado, se facilita a los interesados la
información básica anterior junto con un enlace que les permite acceder a toda la información de
las actividades de tratamiento de la organización, incluyendo las categorías de datos objeto de
tratamiento así como las fuentes de las que proceden los datos.
Los datos de carácter personal podrán ser cedidos, previa autorización del interesado previo
análisis de la cesión (las cesiones pueden estar basadas en requisitos legales o contractuales o en
un requisito necesario para suscribir un contrato)
La existencia de decisiones automatizadas y elaboración de perfiles o la decisión de adoptarlas
estarán sujetas al correspondiente análisis de riesgos y a una evaluación de impacto en caso de que
los riesgos no hayan podido ser reducidos a límites aceptables.
Antes de realizar tratamientos de datos personales para una finalidad distinta de la que fueron
recogidos, se procede a realizar un análisis de los riesgos. Si el riesgo es aceptable se tratarán los
datos con la nueva finalidad, siempre bajo una base legal y se incluirá en la información que se
facilita a los interesados.
La información que se facilita a los interesados se recoge en los documentos INFORMACIÓN Y
CONSENTIMIENTO.
Si los datos personales se utilizan para establecer comunicación con el interesado, se le comunica
la información a que tiene derecho en el momento de la primera comunicación y si está previsto
comunicar los datos a otro destinatario, se le comunica la información a más tardar en el momento
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 9 / 30
en que los datos personales son comunicados por primera vez.
No es necesario informar a los interesados cuando ya disponen de la información, cuando la
comunicación de dicha información resulta imposible o supone un esfuerzo desproporcionado,
cuando la información imposibilita u obstaculiza el logro de los objetivos del tratamiento, cuando
la obtención o la comunicación está expresamente establecida por normas de derecho aplicables, o
cuando los datos personales tienen carácter confidencial sobre la base de una obligación de
secreto profesional.
Se han evitado fórmulas especialmente farragosas y se emplea un vocabulario que facilita la
comprensión por parte de cualquier interesado.
Las cláusulas informativas explican el contenido al que inmediatamente se refieren de forma clara
y accesible para los interesados, con independencia de sus conocimientos en la materia.
La información a los interesados se facilita por escrito, incluidos los medios electrónicos, incluso
se facilita verbalmente, previa acreditación de la identidad del interesado.
DERECHOS DE LOS INTERESADOS
Procedimiento para el ejercicio y obligaciones para el responsable.
Con carácter general, el Reglamento (UE) 2016/679 exige a los responsables que faciliten a los
interesados el ejercicio de sus derechos. Este mandato supone que los procedimientos y formas
para ello deben ser visibles, accesibles y sencillos. El Reglamento (UE) 2016/679 no establece un
modo concreto para el ejercicio de derechos, pero sí requiere a los responsables que posibiliten la
presentación de solicitudes por medios electrónicos, especialmente cuando el tratamiento se realiza
por esos medios.
GAMAN BROKERS, SL garantiza que el ejercicio de estos derechos es gratuito para el
interesado, siempre que las solicitudes no sean manifiestamente infundadas o excesivas,
especialmente por repetitivas, correspondiendo al responsable de la organización demostrar el
carácter infundado o excesivo de las solicitudes, pudiendo en estos casos el responsable cobrar un
canon que compense los costes administrativos de atender a la petición o negarse a actuar.
Se informará al interesado sobre las actuaciones derivadas de su petición dentro del plazo de un
mes, que podrá extenderse dos meses más cuando se trate de solicitudes especialmente complejas.
Esa ampliación del plazo se notifica dentro del primer mes. Si el responsable decide no atender la
solicitud, debe informar de ello, motivando su negativa, dentro del plazo de un mes desde su
presentación.
Se toman todas las medidas razonables para verificar la identidad de quienes ejerzan los derechos
reconocidos en el Reglamento (UE) 2016/679, a través del requerimiento del documento nacional
de identidad o documento equivalente que acredite la identidad del interesado. Asimismo mantiene
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 10 / 30
un REGISTRO DE EJERCICIOS DE LOS DERECHOS (ver anexo) donde se recogen y se
mantiene un control de todos los ejercicios de los derechos solicitados por los interesados.
Para el ejercicio de los derechos a través de solicitudes la organización facilita a los interesados
que deseen ejercitar sus derechos los modelos correspondientes recogidos en los anexos y
concretados en los puntos siguientes:
Derecho de acceso
El derecho de acceso viene regulado en al art. 15 del Reglamento (UE) 2016/679. En los
considerandos 63 y 64, se recoge como un derecho del interesado a obtener, del responsable del
tratamiento, confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen.
Para atender los derechos de acceso de cualquier interesado GAMAN BROKERS, SL le facilita un
modelo de solicitud adecuado, modelo recogido en el Anexo SOLICITUD DE ACCESO A
DATOS.
El interesado que solicite este derecho y que se identifique convenientemente obtendrá de la
organización la debida respuesta mediante un documento informativo (modelo recogido en el
Anexo RESPUESTA AL EJERCICIO DEL DERECHO de ACCESO).
Si la respuesta al derecho de acceso se remitiera por correo, al solicitante del derecho se le remitirá
el documento de respuesta mediante carta con acuse de recibo, burofax o cualquier otro medio que
acredite el envío y la recepción.
Si la respuesta es estimatoria, la información incluirá los datos personales del interesado que son
objeto de tratamiento, los fines del tratamiento, las categorías de datos personales tratados así
como los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunican o serán comunicados
los datos, además de cualquier información disponible sobre el origen de los datos, el plazo
previsto de conservación de los mismos o, de no ser posible, los criterios utilizados para
determinar este plazo, así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de
control. Asimismo se indicará al interesado la existencia del derecho a solicitar del responsable la
rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento de datos personales
relativos al interesado, o a oponerse a dicho tratamiento.
Derecho de rectificación
El derecho de rectificación viene recogido en el artículo 16 del Reglamento (UE) 2016/679, por el
que el interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la
rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan. Teniendo en cuenta los fines del
tratamiento, el interesado tendrá derecho a que se completen los datos personales que sean
incompletos, inclusive mediante una declaración adicional.
En el caso que los datos del interesado sean incompletos o inexactos, la organización garantiza la
actualización de los mismos sin dilación indebida.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 11 / 30
El interesado puede solicitar el derecho de rectificación de sus datos mediante el modelo de
solicitud que se acompaña en el Anexo SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN DE DATOS.
Una vez rectificados los datos la organización informará al interesado sobre la rectificación llevada
a cabo (Anexo RESPUESTA AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS)
Derecho a la limitación del tratamiento
El derecho a la limitación del tratamiento viene regulado en el art. 18 del Reglamento (UE)
2016/679 y establece el derecho a que los datos sean limitados a petición del interesado.
El interesado puede solicitar el derecho a la limitación de sus datos mediante el modelo de
solicitud que se acompaña en el Anexo SOLICITUD DE LIMITACIÓN DEL TRATAMIENTO
DE DATOS.
La organización en respuesta puede proceder a la limitación del tratamiento de los datos del
interesado si concurre alguna de las circunstancias siguientes:
– cuando el interesado impugna su exactitud, se limita el tratamiento durante el plazo
necesario para verificar la exactitud de los datos.
– cuando el tratamiento de los datos es ilícito pero el interesado se opone a la supresión
de sus datos
– cuando los datos ya no son necesarios para las finalidades de la organización pero si son
necesarios para el interesado (reclamaciones, etc…)
– cuando el interesado se opone al tratamiento mientras se verifica si los intereses legítimos
de la organización prevalecen sobre los del interesado
Para la limitación de los datos, la organización seguirá alguno de los siguientes métodos:
– trasladará temporalmente los datos seleccionados a otro sistema de tratamiento.
– impedirá el acceso de usuarios a los datos personales seleccionados.
– retirará temporalmente los datos publicados de un sitio internet.
– indicará claramente en el sistema (fichero automatizado) que los datos que se pretenden
tratar encuentra limitado su tratamiento.
En los casos en los que la organización proceda a la limitación del tratamiento, los datos del
afectado sólo podrán ser objeto de tratamiento:
– para su conservación.
– con el consentimiento del interesado.
– para la formulación, el ejercicio o defensa de reclamaciones.
– para la protección de los derechos de la persona física o jurídica.
– por razones de interés público de la UE o Estados miembros.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 12 / 30
Una vez limitados los datos se informará al interesado justificando su decisión (Anexo
RESPUESTA AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS) así como la limitación llevada a cabo.
Igualmente se informará cuando se levante la limitación al tratamiento.
Derecho de supresión / derecho al olvido
El art. 17 del Reglamento (UE) 2016/679 indica que el interesado tendrá derecho a obtener sin
dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le
conciernan.
El interesado puede solicitar el derecho de supresión/derecho de olvido de sus datos mediante el
modelo de solicitud que se acompaña en el Anexo SOLICITUD DE SUPRESIÓN/DERECHO AL
OLVIDO.
La organización procede a la supresión del tratamiento de los datos del interesado cuando concurra
alguna de las circunstancias siguientes:
– los datos personales ya no son necesarios en relación con los fines para los que
fueron recogidos.
– el interesado retira el consentimiento en que se basa el tratamiento y no se base en
otro fundamento jurídico.
– el interesado se opone al tratamiento (derecho de oposición).
– los datos personales se han tratado de forma ilícita.
– los datos personales se suprimen para el cumplimiento de una obligación legal que se
aplique al responsable del tratamiento.
– los datos personales se han obtenido en relación con la oferta directa a niños de servicios
de sociedad de la información.
La organización no procede a aceptar las peticiones de supresión del interesado cuando el
tratamiento sea necesario en los siguientes supuestos:
– para ejercer el derecho a la libertad de expresión e información.
– para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos impuesta
por el Derecho de la UE o de los Estados miembros que se aplique al responsable del
tratamiento o para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio
de poderes públicos conferidos al responsable.
– por razones de interés público en el ámbito de la salud pública.
– con fines de archivo en interés público, investigación científica o histórica o fines estadísticos.
– para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
La organización informa sin dilación del carácter estimatorio o desestimatorio del derecho
solicitado por el interesado, así como la supresión llevada a cabo. Modelo Anexo RESPUESTA
AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
Derecho de oposición
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 13 / 30
El derecho de oposición viene regulado en el art. 21 del Reglamento (UE) 2016/679. Podemos
decir que es el derecho del interesado a oponerse, en cualquier momento, por motivos legítimos y
fundados relacionados con su situación particular, a que los datos personales que le conciernan
sean objeto de un tratamiento.
Para atender el derecho de oposición de cualquier interesado GAMAN BROKERS, SL facilita un
modelo de solicitud adecuado, modelo recogido en el Anexo SOLICITUD DE OPOSICIÓN.
Cuando el interesado ejercite el derecho de oposición, GAMAN BROKERS, SL dejará de tratar
dichos datos personales, realizando un análisis con el fin de considerar si prevalece o no el derecho
del interesado sobre los intereses legítimos de la organización. Para tal fin se analizará
pormenorizadamente la situación, los motivos y la documentación aportada por el interesado.
Si existen motivos legítimos que justifiquen el tratamiento (por ejemplo para la formulación, el
ejercicio o la defensa de reclamaciones) se seguirán tratando los datos, aunque se atienda la
solicitud del interesado, pudiendo desestimarse.
Derecho de portabilidad
El art. 20 del Reglamento (UE) 2016/679, recoge que los usuarios tienen un nuevo derecho, el
derecho a la portabilidad. Este derecho complementa al derecho de acceso, ya que permite a los
interesados obtener los datos que se han proporcionado en un formato estructurado, de uso común
y de lectura mecánica.
El derecho a la portabilidad también implica que los datos personales del interesado podrán
transmitirse directamente de una entidad o organización a otra, sin necesidad de ser entregados al
propio interesado, siempre que ello sea técnicamente posible.
El Reglamento abre así la posibilidad no sólo de obtener los datos y reutilizarlos, sino también de
transmitirlos a otro proveedor de servicios. Por tanto, el interesado tendrá la opción de solicitar sus
datos o la transmisión de los mismos directamente de una entidad a otra.
La organización garantiza el ejercicio del derecho a la portabilidad del interesado mediante un
modelo de solicitud adecuado, modelo recogido en el Anexo SOLICITUD DE PORTABILIDAD.
Una vez solicitado el derecho, se remiten al interesado todos aquellos datos personales que le
incumban y que haya facilitado, siempre y cuando el tratamiento esté basado en el consentimiento
o sea necesario para la ejecución de un contrato y el mismo se efectúe por medios automatizados.
Asimismo facilita que los interesados reciban los datos en un formato estructurado de uso común y
de lectura mecánica e interoperable, siempre que la tecnología lo permita.
La organización no aplica el derecho a la portabilidad a los datos que el interesado haya facilitado
sobre terceras personas ni sobre los datos que le hayan sido proporcionados a través de terceros.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 14 / 30
RELACIONES RESPONSABLE – ENCARGADO
Elección del encargado del tratamiento
El art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 manifiesta que “el responsable del tratamiento elegirá
únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y
organizativas apropiadas, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del
presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado”.
A su vez, en el considerando 81 se añade que, en particular, el responsable atenderá a los
conocimientos especializados, fiabilidad y recursos del encargado de tratamiento, de cara a la
aplicación de las medidas técnicas y organizativas que cumplan los requisitos del Reglamento.
GAMAN BROKERS, SL garantiza una diligencia debida en la elección del encargado del
tratamiento que ofrezca garantías suficientes para que el tratamiento de los datos se realice
conforme al Reglamento (UE) 2016/679, y proteja los derechos de las personas afectadas.
GAMAN BROKERS, SL es responsable de los tratamientos de datos realizados por el encargado
y no pierde esta consideración en ningún caso.
Con todos y cada uno de los encargados de tratamiento elegidos GAMAN BROKERS, SL
suscribe un contrato de confidencialidad vinculante regulando la relación entre ámbos y
estableciendo un adecuado control de firma.
Es posible que el acuerdo de confidencialidad entre responsable y encargado forme parte del
contrato de prestación de servicios. En este caso se añadirá al contrato una cláusula de protección
de datos específica que recoja el contenido del anexo citado en el párrafo anterior.
El contrato garantiza entre otros aspectos:
– que el encargado del tratamiento no recurre a otro encargado del tratamiento sin la autorización
previa por escrito de la organización responsable de los tratamientos de datos.
– que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad
de los datos y que poseen la formación necesaria en la materia.
– que el encargado del tratamiento pondrá a disposición del responsable toda la documentación
necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones y que contribuirá a la realización de
auditorías por parte del responsable.
En el REGISTRO DE ENCARGADOS DE TRATAMIENTO (ver Anexo) se recogen todos los
encargados del tratamiento contratados por la organización.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 15 / 30
Verificación del cumplimiento de las obligaciones
En función al art. 28 apdo 3.h) del Reglamento (UE) 2016/679, GAMAN BROKERS, SL requiere
a cada encargado del tratamiento para que al menos con una periodicidad anual demuestre que
mantiene el cumplimiento de las obligaciones contractuales así como las medidas de seguridad que
garantizan la protección de los datos.
Para ello se podrán realizar auditorías de revisión sobre los encargados del tratamiento o en su
lugar instar a que el encargado aporte las pruebas documentales necesarias (Anexo CARTA
INFORMATIVA PARA ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO).
Tratamiento de datos por encargo
Cuando un responsable (un cliente habitualmente) solicite el tratamiento de datos por encargo,
GAMAN BROKERS, SL actuará como encargado del tratamiento, ateniéndose a todas las
obligaciones establecidas por el art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679.
En el Anexo CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
POR ENCARGO se recoge el contenido contractual vinculante que debe estar suscrito por ambas
partes o en su defecto el acuerdo contractual que el responsable del tratamiento establezca.
MEDIDAS DE RESPONSABILIDAD ACTIVA
Análisis de riesgos. Registro de actividades de tratamiento.
El Reglamento (UE) 2016/679 no ofrece un repertorio de medidas de seguridad predefinidas. Lo
que plantea es que las medidas de seguridad se establezcan en función al riesgo detectado y que
puedan adaptarse en función a los nuevos riesgos o a las circunstancias cambiantes de la
organización.
Básicamente se trata de un enfoque proactivo en lo que respecta a la seguridad que exige no sólo la
existencia de esas medidas en un papel sino a su aplicación efectiva.
GAMAN BROKERS, SL cumple con el citado enfoque proactivo en la seguridad del tratamiento
de los datos estableciendo garantías de seguridad adecuadas que eviten, fundamentalmente:
– El tratamiento no autorizado o ilícito de datos personales.
– La pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental.
Para determinar las medidas técnicas y organizativas se tiene en cuenta el estado de la técnica, los
costes de la aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como
los riesgos que éstos pueden generar sobre los derechos y libertades de las personas físicas.
El análisis de los riesgos es el resultado de una reflexión sobre las implicaciones que los
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 16 / 30
tratamientos de datos de carácter personal tienen sobre los interesados.
Para ello, se han definido la naturaleza y los tipos de tratamiento que GAMAN BROKERS, SL
realiza, sus características, finalidades, modos de tratamiento, posibles destinatarios y control del
personal con acceso a los datos.
“Del análisis de riesgos efectuado se determina si para cada actividad de tratamiento llevada a
cabo por la organización así como cualquier cambio o nueva actividad que se vaya a realizar, se
presentan riesgos para los derechos y libertades fundamentales de las personas.
Los resultados del análisis de riesgos se recogen en el INFORME DE ANÁLISIS DE RIESGOS
correspondiente, documento que evidencia tanto los aspectos analizados como los resultados
obtenidos.
Si el resultado del análisis de riesgos determina que el riesgo es reducido no será necesaria
ninguna actuación. En caso que el análisis de riesgos determine que existen riesgos elevados, se
procede a adoptar las medidas correctivas y preventivas necesarias con el fin de reducir los niveles
de riesgo encontrados. Se realizará evaluación de impacto cuando las medidas adoptadas no
consigan reducir los riesgos.
Todas actividades de tratamiento llevadas a cabo por la organización se recogen en el Anexo
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO del presente manual. No sólo se define el
alcance de cada actividad: definición de categorías de datos, tipos de datos, operaciones,
finalidades, licitudes, orígenes de los datos, destinatarios, ámbito de actuación de cada una, así
como la existencia de elaboración o no de perfiles, sino que se analizan los accesos, permisos,
trabajadores implicados, tratamientos por encargo y los soportes vinculados a cada actividad.
Cualquier variación de las actividades o de su organización se actualiza en el REGISTRO DE
ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO que evidencia el firme compromiso de la organización con
la protección y el control de los datos personales.
Protección de datos desde el diseño y por defecto
En virtud del art. 25 del Reglamento (UE) 2016/679 y teniendo en cuenta la naturaleza, el ámbito
de aplicación, el contexto y la finalidad de los tratamientos indicados en el apartado anterior, la
organización tiene implantadas las medidas de seguridad, tanto técnicas como organizativas, que
garantizan que los tratamientos son realizados de forma segura.
Asimismo la organización garantiza que el tratamiento de los datos se analiza con carácter previo y
durante la actividad de tratamiento, determinando el alcance del tratamiento, los datos mínimos
necesarios para atender la finalidad prevista, la duración del tratamiento, la conservación de los
datos y el control de acceso a los mismos.
Para cada actividad de tratamiento y con carácter previo al mismo, cumpliendo con la protección
desde el diseño y por defecto, la organización analiza todos los aspectos implicados en la
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 17 / 30
seguridad del tratamiento: los riesgos para las libertades y los derechos de las personas en función
a la naturaleza de los datos que se van a solicitar, la finalidad para la que se solicitan, el origen, el
tipo de tratamiento, los destinatarios, la posibilidad de realizar transferencias internacionales de los
datos, la posibilidad de realizar estudios de perfiles y la cantidad de datos que se esperan tratar.
En base a lo anterior se determinan los medios de tratamiento más adecuados, siendo en cualquier
caso, medios técnicos y organizativos que garanticen el cumplimiento del Reglamento (UE)
2016/679.
Durante las actividades de tratamiento la organización adopta las medidas de control, técnicas y
organizativas, que se describen en este manual tanto sobre los medios de tratamiento como sobre
las personas con acceso a los datos tratados.
La organización garantiza que, por defecto, los datos no son accesibles a un número indeterminado
de personas físicas, que sólo son accesibles para las personas autorizadas (tanto encargados del
tratamiento como trabajadores de la organización), y a través de medios controlados y
supervisados de forma periódica.
En el siguiente apartado se recogen las medidas adoptadas, tanto de índole técnica como
organizativa, para la protección de los datos; soportes y modos de almacenamiento, control de
accesos, copias de seguridad, compromisos de confidencialidad, etc.
Medidas de seguridad técnicas y organizativas
El Reglamento (UE) 2016/679 indica que las medidas de seguridad deberán ser proporcionales y
adecuadas al riesgo detectado en cada actividad de tratamiento.
Las medidas técnicas y organizativas desarrolladas tienen en cuenta:
– Los trabajadores que tienen acceso a datos, estableciendo controles de acceso, determinando y
registrando las actividades de tratamiento que realizada cada uno, estableciendo un mecanismo de
formación a trabajadores en materia de protección de datos que pueda concienciar y garantizar el
conocimiento de las responsabilidades, estableciendo un mecanismo de compromiso de
confidencialidad que los trabajadores con acceso a datos se comprometen adoptar con su firma y
determinando los trabajadores que asumen ciertas funciones en materia de protección de datos,
creando un sistema de nombramientos aceptados.
– Los soportes empleados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos, estableciendo un
control de soportes así como las actividades de tratamiento vinculadas a cada uno, las medidas de
seguridad de acceso, copiado, borrado, cifrado, etc… y un sistema de control de entradas y salidas.
– La existencia de accesos remotos y servidores externos, ya sean públicos o privados, analizando
las características de seguridad ofrecidos por los mismos y asegurando una protección eficaz.
– Así como otras medidas de restricción y de control de accesos a datos que se determinen en
función a los resultados de los análisis de riesgos realizados.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 18 / 30
Para garantizar la protección permanente de los datos se realiza un proceso de verificación y
evaluación periódica de la eficacia de las medidas adoptadas. El proceso de evaluación periódica
consiste en una revisión sistemática de las actividades de tratamiento llevadas a cabo o las que se
pretendan iniciar, del personal que cuenta con acceso a las mismas, control de las compromisos de
confidencialidad, control de los destinatarios y especialmente de los encargados de tratamiento, así
como cualesquiera otras indicadas en el informe del análisis de riesgos que se realice.
El procedimiento de control analiza todos los soportes, tanto electrónicos (ordenadores,
dispositivos electrónicos inteligentes, servidores, etc..) como manuales (archivadores, carpetas,
etc..) y determina los riesgos en función a las actividades de tratamiento que contengan.
Asimismo se han incluido medidas para asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y
resiliencia permanentes de cada uno de los soportes o sistemas de tratamiento, así como medidas
para asegurar la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de
forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
Se atiende el compromiso de formar a todos los trabajadores que tienen acceso y/o tratan datos de
carácter personal. Una formación en materia de protección de datos adecuada y revisable (en el
registro de control se incluye un apartado específico para la formación de cada trabajador).
Violaciones de seguridad de datos de carácter personal. Brechas de seguridad.
GAMAN BROKERS, SL ha tenido en cuenta los riesgos que presenta el tratamiento como
consecuencia de su destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita que son transmitidos,
conservados o tratados, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos para evaluar el
nivel de seguridad aplicado.
Cuando se produzcan violaciones de seguridad como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los
datos personales y en cumplimento de los artículos 33 y 34 del Reglamento (UE) 2016/679 de
datos de carácter personal, se seguirá el procedimiento de registro de la violación de seguridad
detectada.
Para la gestión de la brecha o violación de la seguridad de los datos, el responsable de seguridad (o
el delegado de protección de datos en su caso) actuará llevando a cabo un procedimiento de
análisis y registro de la situación.
Para el análisis se tendrá en cuenta si la violación de los datos afectados supone un riesgo para los
derechos y libertades de las personas que pueda provocar daños y perjuicios físicos, materiales o
inmateriales o que pueda suponer:
– problemas de discriminación
– usurpación de identidad o fraude
– pérdidas financieras
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 19 / 30
– daño para la reputación
– pérdida de confidencialidad de datos sujetos al secreto profesional
– reversión no autorizada de la seudonimización o cualquier otro perjuicio económico
o social significativo
Asimismo se analiza si la violación de los datos puede privar a los interesados de sus derechos y
libertades o les impide ejercer el control sobre datos personales que revelen:
– el origen étnico o racial
– las opiniones políticas
– la religión o creencias filosóficas
– la militancia en sindicatos
– el tratamiento de datos genéticos
– datos relativos a la salud o datos sobre la vida sexual
– relativos a las condenas e infracciones penales o medidas de seguridad conexas
Se analizan los casos en los que se evalúen aspectos personales:
– en particular el análisis o la predicción de aspectos referidos al rendimiento en el trabajo
– situación económica
– datos de salud
– preferencias o interéses personales
– fiabilidad o comportamiento, situación o movimientos, con el fin de crear o utilizar
perfiles personales
Igualmente se analizan los casos en los que se traten datos personales de personas vulnerables, en
particular niños.
Si en el análisis anterior se llega a la conclusión que la brecha afecta o puede suponer un riesgo
para las personas físicas, se notificará dicha violación en el Registro de la Agencia Española de
protección de datos y se notificará al afectado.
Notificación de violaciones de seguridad de los datos
En caso que sea necesario notificar la brecha de seguridad, la notificación se realizará antes de las
72 horas siguientes a que el responsable tenga constancia de ella.
Se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de
Protección de Datos en la dirección: https://sedeagpd.gob.es aportando toda la información
necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar a la incidencia. La
notificación incluye:
– La naturaleza de la violación, categorías de datos y de interesados afectados.
– Las medidas impuestas por el responsable para resolver esa quiebra.
– si procede, las medidas adoptadas para reducir los posibles efectos negativos
sobre los interesados.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 20 / 30
La notificación a los afectados se realizará en el mismo plazo y forma que el descrito.
Evaluación de impacto sobre protección de datos
La evaluación de impacto es un ejercicio posterior al análisis de los riesgos que un determinado
tratamiento puede requerir para garantizar el derecho a la protección de datos de los afectados.
Consiste en una evaluación pormenorizada de los tratamientos que, como resultado del análisis,
requieran la adopción de otras medidas adicionales necesarias que eliminen o atenúen en lo posible
aquellos riesgos que se hayan tipificado como intolerables.
La organización recaba el asesoramiento del delegado de protección de datos, en su caso, al
realizar la evaluación de impacto.
En tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos, tratamientos de datos relativos a
condenas e infracciones penales, los que suponen una observación sistemática a gran escala de una
zona de público o en los tratamientos cuyo análisis de riesgos resulte intolerable, se realiza
evaluación de impacto. La evaluación incluirá una descripción sistemática de las operaciones de
tratamiento previstas y de los fines del tratamiento, así como el interés legítimo. Incluirá la
evaluación de los riesgos para los derechos y libertades así como las medidas previstas para
afrontar los riesgos, garantías y mecanismos para garantizar la protección de datos.
Todas las evaluaciones de impacto que la organización deba realizar quedarán debidamente
documentadas.
Delegado de protección de datos
La organización declara su compromiso con el art. 34 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de
diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales designando un
delegado de protección de datos en caso que esté obligada.
Así mismo si tras el análisis de las actividades de tratamiento se determina que la organización
requiere el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos, lo hará por requerimiento legal
atendiendo a sus cualidades de profesionales, conocimientos y competencias en la materia.
En su caso la organización mantendrá un delegado de protección de datos, identificado para los
interesados y notificado a la Autoridad competente en materia de protección de datos garantizando
que el delegado de protección de datos:
– participa de forma adecuada y en tiempo oportuno en todas las cuestiones relativas a la
protección de datos personales.
– respalda a la organización en el desempeño de sus funciones.
– dispone de los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones y para el mantenimiento
de sus conocimientos, el acceso a los datos personales y a las operaciones de tratamiento.
– no recibe ninguna instrucción en lo que respecta al desempeño de sus funciones.
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 21 / 30
– no se destituye ni se sanciona al delegado de protección de datos por desempeñar sus funciones.
– rinde cuentas a la empresa al más alto nivel jerárquico.
– atiende a los interesados y mantiene la confidencialidad en el desempeño de sus funciones.
Si el delegado de protección de datos desempeñase otras funciones dentro de la organización
se garantiza que la situación no da lugar a conflicto de intereses.
TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
Para poder realizar transferencias internacionales de datos personales el art. 44 Reglamento (UE)
2016/679 impone sobre el responsable y el encargado del tratamiento la obligación de cumplir con
las condiciones del capítulo V. Podrá realizarse la transferencia cuando:
1. existan garantías para la protección de los datos de las personas físicas en el tercer
país destinatario de los datos;
2. se hayan elaborado y aprobado normas corporativas vinculantes (NCV) o;
3. a falta de lo anterior, cuando pueda acogerse a una de las excepciones previstas.
Cuando la organización realice transferencias internacionales de datos o utilice servidores de
internet para el almacenamiento de datos de carácter personal, realizará un estudio de la situación
de dichos servidores, así como de sus proveedores, analizando si existen garantías para las
personas cuyos datos se encuentran en dicha situación, concretamente si:
– existe un instrumento jurídico vinculante y exigible entre las autoridades u
organismos públicos de los diferentes países.
– existen normas corporativas vinculantes (aprobadas por la autoridad de control/comisión)
entre la organización y las organizaciones destinatarias de los datos.
– existen cláusulas tipo (aprobadas por la autoridad de control/comisión) anexadas al contrato
de servicios.
– existe un código de conducta (aprobado por la autoridad de control/comisión) junto
con compromisos vinculantes exigibles por el tercer país.
– existe un mecanismo de certificación.
– se dispone del consentimiento explícito del interesado y se le ha informado de los
posibles riesgos.
Los resultados quedarán debidamente documentados en el registro de actividades de tratamiento.
VERIFICACIÓN PERIÓDICA DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE DATOS
Con el fin de mantener un control constante de los sistemas de protección de datos adoptados por
la organización, con carácter periódico y cada vez que se realicen cambios en las actividades de
tratamiento la organización se compromete a realizar auditorías internas de verificación periódicas,
donde se analicen todos los puntos de control relacionados con las actividades de tratamiento
llevadas a cabo. Los resultados serán documentados y puestos a disposición de la autoridad de
Manual de Protección de Datos de GAMAN BROKERS, SL
Documento actualizado con fecha: 08-03-2022 22 / 30
control y los interesados que así lo soliciten como prueba de conformidad.
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
ESTE ESPACIO ESTÁ DISPONIBLE PARA ADJUNTAR OTRA DOCUMENTACIÓN
ADICIONAL DE LA ORGANIZACIÓN EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS.